A minősített adatok védelme
A helyszíni ellenőrzés
Az ellenőrzés előkészítését, a program jóváhagyását és az ellenőrzésre történő felkészülést követően megkezdődik az ellenőrzés végrehajtása, melynek 3 alapvető módszere van:
- helyszíni ellenőrzés
- a beszámoltatás
- a folyamatos adatszolgáltatáson alapuló ellenőrzés.
A helyszíni ellenőrzés arra irányul, hogy az előkészítés és a program alapján a felkészülésre támaszkodva a helyszínen hajtsák végre a programban előírt vizsgálati feladatokat. Fel kell tárni a programban foglalt kérdésekkel kapcsolatos kiemelkedő eredményeket, a kedvezőtlen irányzatokat és ezeknek a rendszerbeli vagy eseti okait, hatását.
Az ellenőrzött értesítése
Az ellenőrizendő szervezet vezetőjét az ellenőrzésről értesíteni kell azért, hogy az ellenőrzött fel tudjon készülni a vizsgálatra, és ezúton segítse az ellenőrzés végrehajtását.
Az értesítésnek célszerű tartalmaznia az ellenőrzés tárgyának, típusának megjelölését, az ellenőrzés elrendelésére, hatásköri, illetékességi jogosultságára való hivatkozását, az ellenőrzés várható időpontját, az ellenőrzés alá vont időszakot ill. a vizsgálatvezető nevét, beosztását.
A helyszíni ellenőrzés megkezdése
Az ellenőr az ellenőrzött szerv vezetőjénél bejelentkezik. A helyszíni vizsgálat a megbízólevél bemutatásával kezdődik, ezután az ellenőr ismerteti az ellenőrzési programot, a munkamegosztást. A helyszíni megbeszélés során kérni kell, hogy készítsék elő a szükséges okmányokat, nyilvántartásokat, szabályzatokat illetve állítsák össze az igényelt adatokat.
A helyszíni ellenőrzés lefolytatása, módszerei
Célja, hogy a programban meghatározott szempontoknak megfelelően az ellenőrzést végzők megállapítást tegyenek, mely megállapításoknak objektíveknek és bizonyítékkal alátámasztottaknak kell lenniük.
Az ellenőrzést célszerű az ellenőrzött szervezet szabályzatainak vizsgálatával kezdeni, mert ezek a szabályzatok eligazítást adhatnak az ellenőrnek a munkája szervezéséhez, az alkalmazandó módszerek, eszközök megválasztásához.
Fontos áttekinteni a belső ellenőrzés, a könyvvizsgáló ill. a külső szervek ellenőrzési anyagait is, mivel az ezekből nyert információk szintén befolyásolhatják a vizsgálat mélységét.
A tények megismerésének egyik módja az okmányok ellenőrzése. Meg kell győződni arról, hogy a gazdasági eseményeket megnyugtatóan bizonylatolták-e és a bizonylatok, okmányok a valóságos gazdasági műveleteket tükrözik-e. Ezen okmányok hitelességének alaki, formai követelményeinek felülvizsgálatát jelenti.
A helyszíni ellenőrzés végrehajtása során az ellenőr az adatok, információk elemzésével, értékelésével jut a megállapításokhoz. Az alkalmazandó módszereket, eszközöket mindig az ellenőrzési cél határozza meg.
Az ellenőri munkát segítő eszközt, amely a helyszíni ellenőrzés végrehajtását orientálja ellenőri tesztlapnak hívjuk.
A helyszíni ellenőrzés szakaszai
- az ellenőr az ellenőrzésre kerülő szervezet vezetőjénél bejelenti a vizsgálatot, bemutatja a megbízólevelét
- a következő szakaszban kerül sor az ellenőrzött szervezetnél, annak tevékenységéről való közvetlen tájékozódásra, valamint a számviteli és egyéb nyilvántartások, adatok és bizonylatok lezajló vizsgálatára. Szükség esetén még az ellenőrzési programban foglaltakon túlmenően olyan módon és mélységben köteles a vizsgálatot elvégezni, hogy a programban előírt feladatokra egyértelműen, megalapozottan és kétséget kizáróan képes legyen választ adni.
- a kezdeti szakaszhoz kell sorolni a vizsgálat tárgyát képező helyszínek megtekintését is.
- a tapasztalatok részleges feldolgozását követő szakaszban célszerű ha az ellenőrzést végző az általa feltárt hibákra, hiányosságokra közvetlenül felhívja az elkövető figyelmét
A rendszerbeli okok sajátosságai, vizsgálatának módszerei
Az ellenőrzés által tett megállapítások, a hibák és hiányosságok zöme rendszerbeli okokra vezethető vissza. Ezek egyértelmű meghatározásához az szükséges, hogy az ellenőrzés helyesen különböztesse meg a rendszerbeli okokat az előforduló eseti, egyedi okoktól.
Az egyszeri, eseti okok láncolata viszonylag egyszerű, hiszen a feltárt hibát itt egy ok, vagy egymást követő okok láncolata előzi meg.
Az ellenőrzést végzők együttműködése
A több ellenőr részvételével folyó ellenőrzéseknél fontos az ellenőrök együttműködése, információik kicserélése, mert ezáltal jobban és gyorsabban végrehajtható a feladat és elkerülhető az eltérő megítélés.
A menet közbeni beszámoltatás célja:
- meggyőződni az ellenőrök feladatvégzésének eredményéről, alaposságáról
- kijelölni a részletesebben ellenőrizendő feladatokat, a még tisztázandó kérdéseket
- meghatározni , hogy kell-e és milyen irányban kell kiszélesíteni az ellenőrzést
- megállapítani, hogy szükséges-e kapcsolódó ellenőrzés, programmódosítás
A helyszíni ellenőrzés végrehajtásával kapcsolatos sajátos körülmények, eljárások
Az ellenőrzési program végrehajtását néha különböző körülmények hiánya nem teszi lehetővé ill. az ellenőrzött tevékenységéből, magatartásából adódóan, annak felróható hibájaként is létrejöhetnek olyan helyzetek, melyek gátolják az ellenőrzés program szerinti végrehajtását.
Akadályoztatás esetén eltérőek lehetnek az eljárási szabályok:
- Ha az akadályozó ok nem róható fel sem az ellenőrzöttnek, sem az ellenőrzőnek, akkor az ellenőrzés megszakítására kerül sor.
- Ha az ellenőrzöttnek felróható az ok, akkor az ellenőrzés felfüggesztésére kerül sor, mely jogi következményekkel jár.
Az ily módon akadályozó tényezők lehetnek:
- számviteli rend és fegyelem hiányosságai
- az ellenőrzött szerv dolgozóinak jogsértő magatartása
Az ellenőrnek az ellenőrzés lefolytatását gátló tényezőket ellenőrzési jegyzőkönyvben kell rögzítenie, melyben fel kell vetni az előállt helyzetért felelős személy(ek) felelősségét, javasolva az ellenőrzés felfüggesztését.
Az ellenőrzés felfüggesztéséről az ellenőrző szerv vezetője dönt. Erről írásban tájékoztatja az ellenőrzött szerv vezetőjét és határidőt állapít meg a hiányosságok pótlására.
A minősített adatok védelme
Az ellenőrzést végzők gyakran olyan adatok birtokába jutnak, amelyek titokvédelmi előírások hatálya alá tartoznak. Ilyen esetben kötelességük, hogy a munkavégzésük során a titokkörre vonatkozó szabályokat megtartsák.
Az ellenőrzés során leggyakrabban előforduló titokfajták:
- Államtitok: Az az adat, amely az államtitokkörbe tartozik és az érvényességi idő lejárta előtti nyilvánosságra hozatala, jogosulatlan megszerzése, vagy felhasználása, illetéktelen személy tudomására hozása sérti, vagy veszélyezteti a Magyar Köztársaság érdekeit.
- Szolgálati titok: Az az adatfajta, melynek érvényességi idő lejárata előtti nyilvánosságra hozatala, jogosulatlan megszerzése és felhasználása sérti az állami vagy közfeladatot ellátó szerv működésének rendjét, akadályozza feladat és hatáskörének illetéktelen befolyástól mentes gyakorlását.
- Adótitok: Az adózást érintő tény, adat, körülmény, határozat, igazolás vagy más irat.
- Banktitok: Az egyes ügyfelekről a pénzintézet rendelkezésére álló adat, amely az ügyfél személyére, adataira, vagyoni helyzetére valamint a pénzintézetnél vezetett egyenlegére, forgalmára valamint a pénzintézettel kötött szerződéseire vonatkozik.
- Üzleti titok: A gazdasági tevékenységhez kapcsolódó minden olyan tény, amelynek titokban maradásához a jogosultnak méltányolható érdeke fűződik a tisztességtelen piaci magatartás tilalmáról szóló törvény alapján.