A mérleg ellenőrzésének feladatai
A tényhelyzet megismerésének közvetett módszere az okmányokon alapuló (dokumentális) ellenőrzés. A korábban lezajlott eseményekről készült bizonylatok, dokumentumok hitelességét vizsgálja. A dokumentális ellenőrzés egyrészt a működés, a gazdálkodás szabályszerűségének, másrészt a teljesítmények és az ezeket alátámasztó adatok, információk valódiságának a vizsgálati módszere.
A közvetett ellenőrzés formái:
- A helyszíni ellenőrzés
- A beszámoltatással történő ellenőrzés és
- a folyamatos adatszolgáltatáson keresztüli ellenőrzés
A helyszíni ellenőrzés során az ellenőr az ellenőrzött szervezetnél végzi a követelmények és tények összevetését, itt gyűjti össze a megállapításokat alátámasztó bizonylatokat, okmányokat.
A beszámoltatás keretében az ellenőrzött meghatározott szempontrendszer és előírt tartalmú tanúsítványok szerint összeállított és hitelesített dokumentumok beküldésével ad számot feladatai végrehajtásáról, gazdálkodásáról, működéséről.
A folyamatos adatszolgáltatáson keresztül történő ellenőrzés: Az információszolgáltatásra kötelezettek adatainak folyamatos figyelemmel kísérése. E módszer használata jellemző például az APEH-re.
Az okmányokon alapuló ellenőrzés:
Az okmányokon alapuló (dokumentális) ellenőrzés a tevékenység megismerésének közvetett módszere a szabályszerűségi, törvényességi szempontok érvényesítésére. Az ellenőrzés szempontjából hiteles, hibátlan, ill. megbízható az az okmány, amelyik a valóságot hűen tükrözi. Az okmányokon alapuló ellenőrzésre jellemző, hogy
- tételesen, egyértelműen meg vannak határozva az ellenőrzés követelményei, és azokat rendszerint jogszabályok, szabályzatok, írásba foglalt dokumentumok tartalmazzák.
- A korábban lezajlott eseményeket alakilag és tartalmilag megfelelő okmányok alapján ellenőrzi, minősíti.
Az alaki helyesség ellenőrzésénél azt kell vizsgálni hogy a bizonylat kiállítása szabályosan történt-e, hiánytalanok-e, pontosak-e a feltüntetett adatok, a bizonylat tartalmazza-e az arra illetékesek aláírását, ill. nincsenek-e rajta szabálytalan javítások stb. A tartalmi helyesség ellenőrzése során meg kell győződni az okmányban foglaltak a tényeknek megfelelő módon, hűen tükrözi-e a gazdasági stb. eseményt.
A tények és a követelmények összevetése
A tények és követelmények összevetése a következő fő szempontokat ajánlott érvényesíteni:
- Az adatokat, mutatókat összefüggéseikben, belső tartalmukban és rendszerben kell az értékelés tárgyává tenni.
- Az adatoknak, mutatóknak azonos tartalmúaknak kell lenniük.
- A gazdasági események összehasonlítását a hasonló időszakok v. belső logikájuk folyamatában kell végezni.Komplex ellenőrzési módszerek
Komplex ellenőrzési módszerként fogható fel a rendszervizsgálat, amely az ellenőrzött szervezetnél kialakított és szabályozott rendszerét, a gazdasági eseménynek elszámolásának szabályszerűségét vizsgálja, és azt összefüggéseiben értékeli. Komplex rendszervizsgálat a teljesítményellenőrzés és az értékelemzés.
A teljesítményellenőrzés az erőforrások felhasználásának kritikai vizsgálatát jelenti az ellenőrzés eszközeinek, módszereinek komplex alkalmazásával. Elemei:
- A gazdaságosság
- A hatékonyság
- Az eredményesség
A teljesítmény megítéléséhez annak mindhárom elemét mérni kell. A teljesítményvizsgálatnak akkor adottak a feltételei, ha az ellenőrzött szervezetnél megtalálhatók azok az információk, amelyek megbízható adatokat szolgáltatnak. A teljesítményellenőrzéshez elengedhetetlen, hogy az ellenőrök új ellenőrzési technikákat és módszereket fejlesszenek ki.
Az értékelemzés a meglévő állapot megjavítása, v. új termék, eljárás megtervezése, kialakítása esetén a funkciók és a költségek viszonyában az optimumot keresi. Célja a költségmegtakarítás és a hatékonyságnövelés. Jellemzői: team-munka, funkcióban való gondolkodás, rendszerszemlélet, korszerű szervezési és tervezési módszerek, az emberi tényezők figyelembevétele. Tárgya lehet minden olyan jelenség, folyamat, tárgy, amelynek funkciója (tulajdonsága) és költsége van. Lényeges elemei: az elemzés tárgyának kiválasztása, az információk beszerzése, a tényállás rögzítése, a tényhelyzet értékelése, az alternatívák meghatározása és ellenőrzése és egy (legkedvezőbb) megoldás ajánlása. Az utólagos ellenőrzés keretében való alkalmazása a felesleges, célszerűtlen pénzköltésre mutat rá.
Az ellenőrzés logikai eszközei
A megszerzett információk feldolgozását szolgáló logikai eszközök:
- Az elemzés
- A szembeállítás és
- A következtetés
Az elemzésnél az egész részekre bontása azt szolgálja, hogy az egész mennyiségi és minőségi összetétele és annak változása, az egész és annak részei közötti ok-okozati összefüggések megismerhetőkké váljanak. Az elemzésnek a gazdaság területén történő felhasználása a gazdasági elemzés. A gazdasági elemzés olyan tevékenység, amelynek keretében az ellenőrzést végző személy a gazdálkodó szervezet, v. annak egyik részlege működésével kapcsolatos adatokat az ellenőrzési programban értékelések adataival összehasonlítja és mindezekre támaszkodva megállapítja a kialakuló v. kialakult irányzatokat. A gazdasági elemzés kiterjed a tevékenység ellátására gyakorolt hatások feltárására, a gazdálkodási tevékenység célszerűségére, gazdaságosságára, hatékonyságára is. Minden elemzésnél a befejező szakaszban szükség van az elemzés eredményeinek, a tett megállapításoknak a szintetizálására. A szintetizálásnál össze kell foglalni az elemzésekkel feltárt okokat, ki kell küszöbölni az esetleg keletkezett ellentmondásokat. Az elemzés jól, eredményesen felhasználható az ellenőrzési tevékenység v.mennyi szakaszában. A helyszíni vizsgálat során megkönnyítheti a hiányosságok okainak feltárását, a minőségbiztosításnál a téves megállapítások kizárását, az írásba foglalásnál a megállapítások pontosabb megfogalmazását, segíti a feltárt hiányosságok megszüntetését.
A szembeállítás az ellenőrzés lényegéből fakad, hiszen a tényeket állítja szembe a követelményekkel, majd az eltéréseket megállapítja, értékeli, megítéli. Ez a szembeállítás az ellenőrzés. A szembeállítás v. az összehasonlítás célja az ütköztetés. Az összehasonlítás során a következő módszereket alkalmazzák:
- A kizárásos módszerek alkalmazásakor a különböző esetek összehasonlítása útján állapítják meg, hogy miben egyeznek v. miben térnek el egymástól az összehasonlított esetek, jelenségek.
- A megkülönböztetés módszere a kizárásos módszer egyik megjelenési formája. Ebben az esetben a vizsgált cselekmény v. jelenség előfordulását egy másik, olyan esettel hasonlítják össze, amelyben az nem fordul elő. Célja, hogy megállapítható legyen, hogy miben különbözik egymástól a két eset.
- A maradékelvet akkor alkalmazzák, amikor a jelenségből levonásra kerül az a rész, amelyikről ismert, hogy bizonyos meghatározott előzményeknek a következménye.
- Az együttes változás módszerét akkor alkalmazzák, amikor egy jelenség változásával egy mási jelenség is változik.
A következtetés a megismert valóság összefüggésein alapul. A már felhalmozódott tapasztaltok, szakmai, gazdasági, szervezési és más ismeretek elemzése alapján ugyanis következtetéseket lehet levonni a vizsgált összefüggések segítségével olyan eseményekre v. tényekre (hibákra, jó teljesítményekre) vonatkozóan, amelyek nem voltak megfigyelhetőek a következtetés időpontjában. A következtetések az ellenőrzések során alapulhatnak:
- Az eredmények (kihatások) és a tevékenységek közötti összefüggéseken
- Az egyes és az általános közötti összefüggéseken (ezt indukciónak nevezik)
- Az általános és az egyes összefüggésein (ezt nevezik dedukciónak).