Az ellenőrzési módszerek sajátosságai, értelmezése

Az ellenőrzés módszereinek többféle csoportosítása elfogadott. Ismerünk dokumentális ellenőrzést, szakmai ellenőrzést és gazdasági elemzést. Egy másik csoportosítás a helyszíni ellenőrzést a módszerei szerint elemzésre, okmányokon alapuló ellenőrzésre és közvetlen tapasztalatokon alapuló ellenőrzésre osztja fel. Az egyes módszerek az alkalmazásuk során kisebb-nagyobb mértékben összekapcsolódnak. Az ellenőrzés csak akkor lehet teljes értékű, ha épít az okmányok tartalmára és a tények, a valóság közvetlen megfigyelésére, megismerésére. Az ellenőrzés eredményes lefolytatása nem nélkülözheti az ellenőrzés tárgyához kapcsolódó általános vagy konkrét szakmai ismereteket. Ilyenek többek között a vállalkozások gazdaságtana, az államháztartási ismeretek, a pénzügyi és a jogi ismeretek, továbbá a számviteli, az elemzési, a számvitel-szervezési és vezetési ismeretek.

A követelmények megismerésének forrásai

Az ellenőrzés két fő eleme a tényhelyzet és a követelmény. Tartalmát az határozza meg, hogy milyen követelmények érvényesítésének vizsgálatára irányul és milyen követelményekhez viszonyítva vizsgálja az állapotokat, folyamatokat. A követelmények lehetnek általános érvényűek, vagy vonatkozhatnak szűkebb területre, konkrét célokra, feladatokra. A követelmények kölcsönös viszonyban vannak egymással és fontos jellemzőjük az egymásra épültség, a hierarchia. Az egyes követelmények tartalmazhatnak célokat, feladatokat vagy mindezek tilalmát. Lehetnek általános érvényűek, azaz szélesebb körben ható, átfogó jellegű előírások. A következő főbb csoportokba oszthatók: jogszabályok, belső szabályzatok, utasítások, határozatok, különféle belső előírások, okmányok.

A tevékenységek megismerésének általános eszközei

Az ellenőrzés másik alapeleme a tényhelyzet. A tényhelyzet megismerésének vannak általános és konkrét eszközei. Az általános eszközök közé tartoznak: a számvitel, a statisztikai adatszolgáltatás, a számítástechnika, az elektronikus információs rendszer. A számviteli és a statisztikai adatszolgáltatás a jogszabályi előírások alapján készül. Az ellenőrzés nagyrészt ezekre a meglévő, kész adatokra támaszkodik. A számítástechnika ellenőrzési célú alkalmazásának főbb területei:

  • rendszerezett és tárolt információk megismerése, ezek egyrészt folyamatosan rendelkezésre állnak, másrészt lehetőséget adnak az egyes vizsgálatokhoz szükséges információk gyors csoportosításához, elemzéséhez, értékeléséhez
  • a meglévő adatbázisok, információk igénybevétele az ellenőrzést szolgáló továbbfeldolgozáshoz

A számítástechnika lehet az ellenőrzés tárgya is. Ebben az esetben sor kerülhet az ellenőrzéshez felhasználandó információk helyességének, valódiságának az ellenőrzésére.
Az elektronikus információs rendszerek (Internet) gyors és jól hasznosítható információkat adhatnak mind a tényhelyzetre, mind a követelményekre vonatkozóan. Fontos, hogy a vizsgálatot végző szervek rendelkezzenek a legkorszerűbb eszközökkel, a revizorok pedig a szükséges szakmai ismeretekkel.

A tényhelyzet megismerésének közvetlen módszerei, eszközei

A tényhelyzet közvetett és közvetlen módon szolgálja a vizsgált cselekmény, esemény megismerését.
A rovancsolás a közvetlen tapasztalatszerzés egyik legáltalánosabb és leggyakoribb módja. Az ellenőrzés egybeveti a tényleges helyzetet a nyilvántartásban vagy az okmányban kimutatott adatokkal. A leggyakrabban a raktári vagy a pénztári ellenőrzéseknél használhatják ezt az eljárást. Megjelenő formái a számlálás és a mérés. A vizsgálatot végző személy megfigyelése mellett  az ellenőrzött részleg arra munkakörileg kijelölt dolgozója (a pénztáros, a raktáros stb.) végzi. A számlálás vagy mérés eredményét írásba foglalják. Az írásba foglalás általánosan alkalmazott formája a közösen felvett jegyzőkönyv. A közös jegyzőkönyv tartalmát az ellenőrzött szervezet vagy részleg dolgozója aláírásával tanúsítja, igazolja. A szemle valamilyen állapot, tárgy, folyamat stb. céltudatos megfigyelése a tárgyi eszközök állapotáról, korszerűségéről, belső szállítási utakról, a növénytermelés, az állattenyésztés helyzetéről stb. A vizsgált állapotért vagy folyamatért felelős dolgozó és az ellenőrzést végző a helyszínen, közös jegyzőkönyvben rögzíti a tapasztalatokat.
A szemle nem korlátozódik csak a mennyiségek területére. Az anyagi értékek megóvása és megőrzése a raktározás rendje, a raktárak elhelyezése, kihasználtsága, berendezések, műszerek állapota, a tűzrendészeti, munkavédelmi, környezetvédelmi előírások betartása.
A próbavásárlás keretében a revizor végrehajt valamilyen eseményt. A revizor csak a vásárlás, a fogyasztás befejezése és a fizetés megtörténte után fedi fel kilétét. A helyszíni tapasztalatokról közös jegyzőkönyvet készítenek.
A mintavétel is a közvetlen tapasztalatszerzést szolgálja. Ezt rendszerint akkor alkalmazzák, amikor azonnal és a helyszínen nem végezhető el az anyag összetételének megállapítása. Az előírásszerűen vett mintát zárt edényben, üvegben, csomagban stb. lepecsételve, az ellenőrzést végző személy és a vizsgált terület felelős dolgozója aláírásával hitelesítve kell eljuttatni a mintavétel megvizsgálásának a helyszínére. A vizsgálat eredményéről hivatalos igazolás készül. Mintavételnek minősül az is, ha nagytömegű bizonylatból egy kisebb részt (pl. 1heti mennyiséget), mint mintát kiemelnek, és azt tételesen megvizsgálják
A kísérlet az egyik ritkán alkalmazott közvetlen tapasztalatszerzési módszer, eljárás. A vizsgált szerv felelős dolgozója az ellenőrzést végző személy felkérésére, annak jelenétében és a vele történt előzetes megbeszélés alapján, előre elhatározott szándékkal mesterségesen idéz elő v.milyen folyamatot. (pl.: termékek szakítási, törési, nyúlási, terhelési próbái). A vizsgálatok eredményeit többnyire szakértői véleményben rögzítik.
A megkérdezés is a tevékenységek megismerésének közvetlen eszközei közé sorolható. A megállapításokat tartalmazó jelentésben csak az írásos megkérdezés rögzíthető. Elterjedt formái az információs tesztlap és az aláírt interjú.

Az ellenőrzési tevékenységek megszervezése

Az ellenőri munka megszervezése kétféle értelmezésben használatos. Megszervezés alatt érthetjük:

  • az ellenőrzést végző személy, csoport, szervezet meghatározott időszakra szóló munkájának számbavételét, ill.
  • az egy adott ellenőrzéssel kapcsolatos teendőknek a számbavételét.

A kifejezetten ellenőrzési feladatok elvégzésére létrehozott ellenőrző szervezetek (pl.: Állami Számvevőszék, APEH) éves, ill. féléves ellenőrzési terveket készítenek.