A vállalkozó tevékenységétől, nagyságától, szervezettségétől, stb. függően többféle bizonylatot állít ki, illetve készít el. a számlánk és ellenőrzésének fokozott jelentőséget tulajdonít a számvitelről és az áfáról szóló törvény.

A számlák fogalma, tartalma

A számla 

A számla lehet szabvány szerinti bizonylat, számlatömb vagy más módon előállított, adóigazgatási azonosításra alkalmas, szigorú számadású bizonylat.
Vizsgálata során meg kell győződni, hogy legalább a következők szerepelnek-e a számlában:

  • a számla sorszáma, kibocsátójának neve, címe és adóigazgatási azonosító száma
  • a vevő neve és címe, a teljesítés időpontja, a számla kibocsátásának kelte,
  • a fizetés módja és határideje,
  • a termék (szolgáltatás) megnevezése, valamint besorolási száma, amely legalább szükséges az áfatörvény szerinti hivatkozás beazonosításához
  • a termék (szolgáltatás) mennyiségi egysége és mennyisége, adó nélkül számított egységára
  • adó nélkül számított ellenértéke tételenként és összesen, a felszámított adó %-os mértéke
  • az áthárított adó összege tételenként és összesen,
  • a termék (szolgáltatás) adóval együtt számított ellenértéke tételenként és összesen
  • a számla végösszege, a kibocsátó aláírása.

Az egyszerűsített számla 

Az egyszerűsített számla lehet szabvány szerinti készpénzfizetéses számlatömb vagy más módon előállított, adóigazgatási azonosításra alkalmas, szigorú számadás alá tartozó bizonylat.
A vizsgálata során ellenőrizendő, hogy az alábbiak szerepelnek-e az egyszerűsített számlában:

  • a számla sorszáma, kibocsátójának neve, címe és adóigazgatási azonosító száma
  • a vevő neve és címe, a számla kibocsátásának kelte,
  • a termék (szolgáltatás) megnevezése, valamint besorolási száma, amely legalább szükséges az áfatörvény szerinti hivatkozás beazonosításához
  • a termék (szolgáltatás) mennyiségi egysége és mennyisége, adóval együtt számított egységára,
  • a termék (szolgáltatás) adóval együtt számított ellenértéke tételenként és együtt,
  • az áfatörvény szerint meghatározott adó %-os mértéke.

A számlát helyettesítő okmány 

A számlát helyettesítő okmány bármilyen, adóigazgatási azonosításra alkalmas bizonylat.
Vizsgálni kell, hogy legalább a következő adatokat tartalmazza-e:

  • a terméket átadó adóalany neve, címe és adóigazgatási azonosító száma
  • a terméket átvevő neve, címe és adóigazgatási azonosító száma
  • a teljesítés időpontja,
  • a termék (szolgáltatás) megnevezése, valamint besorolási száma, amely legalább szükséges az áfatörvény szerinti hivatkozás beazonosításához
  • az adó alapja, a felszámított adó %-os mértéke, az áthárított adó összege, a kibocsátó aláírása.

A nyugta 

A nyugta adóigazgatási azonosításra alkalmas, szigorú számadás alá tartozó bizonylat.
Vizsgálni kell, hogy legalább a következő adatokat szerepelnek-e rajta:

  • a nyugta sorszáma, kibocsátójának neve, kibocsátó adóigazgatási azonosító száma
  • a nyugta kibocsátásának kelte, a fizetendő összeg.

A számlák részletes ellenőrzésekor e követelmények betartására is nagy gondot kell fordítani, mert azok csak a fenti tartalommal felelnek meg a törvényi előírásoknak.

A számlaadási kötelezettség ellenőrzése

A termék értékesítője és a szolgáltatás nyújtója köteles az általa teljesített értékesítésről, a szolgáltatás nyújtásáról számát, készpénzzel vagy készpénzt helyettesítő eszközzel történő fizetés esetén pedig kérésre egyszerűsített számlát vagy számlát kibocsátani. A vizsgálatnak tehát először arra kell irányulnia, hogy a számlaadásra kötelezett maradéktalanul eleget tesz-e ezen kötelezettségének.
Ha az ellenérték nem pénzben kifejezett, akkor azt kell vizsgálni, hogy az adóalany az általa teljesí-tett termékértékesítésről és szolgáltatásnyújtásról számlát helyettesítő okmányt bocsátott-e ki. Vizsgálandó, hogy számlát helyettesítő okmányt bocsátottak-e ki akkor is, ha a termékértékesítés és szolgáltatásnyújtás ellenérték nélküli, de az adó másra áthárítható, továbbá, ha a teljesítését megelőzően az ellenértékbe beszámítható pénzösszeget (előleget) fizetnek, az előleg átvételének időpontjában. Ha a számla, az egyszerűsített számla és számlát helyettesítő okmány (bizonylat) kibocsátója az okmány kibocsátását követően az adó alapját, a felszámított adó mértékét, az áthárított adó összegét, illetve a feltüntetett adó %-értéket módosítja, vagy az adót utólag akarja felszámítani és áthárítani, akkor azt kell vizsgálni, hogy erről helyesbítő számlát, helyesbítő egyszerűsített számlát stb. bocsátottak ki. Vizsgálandó, hogy a helyesbítő bizonylat tartalmazza-e a helyesbítés tényére utaló jelzést, az eredeti bizonylat azonosításához szükséges adatokat és a módosításának megfelelő új tételeket az áfatörvény szerint.

A bejövő számlák ellenőrzése

A beérkező számlákat a beérkezés napján, a beérkezés napjának rögzítésével iktatni kell a vállalko-zás iktatási rendjében. Különös gondot kell fordítani az ellenőrzésnél a beérkezés pontos dátumára és számbavételére. A vizsgálat során meg kell győződni arról, hogy a beérkező számlákat a beérke-zés napjának rögzítésével a számlanyilvántartásba felvették-e. Erre többféle nyilvántartó könyv vagy nyilvántartási mód van rendszeresítve, amelynek az alábbiakat szükséges tartalmaznia:

  • a számla nyilvántartásba vételi számát, a beérkezés dátumát (év, hó, nap)
  • a számla kibocsátójának nevét, címét; a számla keltét, számát; a számla tartalmát
  • a teljesítés keltét; a fizetési határidőt; a számla végösszegét; a számla áfatartalmát;
  • az adó százalékos mértékét; a számla elfogadására jogosult szerv vagy személy megnevezését;
  • valamint; a számla kiegyenlítésének tényleges időpontját.

A beérkező számlákat iktatás után, a kiegyenlítés előtt sürgősen át kell adni felülvizsgálatra és elfo-gadásra az erre illetékes szervezetnek vagy személynek. Az ellenőrzés keretében arról kell meggyő-ződni, hogy az áru vagy szolgáltatás mennyiségi és minőségi átvételére feljogosított szervezet vagy személy a legnagyobb gonddal és előírásszerűen megvizsgálta-e a leszámlázott anyag, áru vagy szolgáltatás mennyiségének meglétét, hibátlanságát, minőségi követelményeit, továbbá, hogy a vizsgálat eredményét a számlán igazolták-e.

A kimenő számlák ellenőrzése

A vállalkozó a termék, áru értékesítéséről, nyújtott szolgáltatásairól számlát, egyszerűsített számlát, számlát helyettesítő okmányt, nyugtát köteles kibocsátani. A számlákat a kibocsátónál szigorú számadás alá vont bizonylatként kell kezelni. A kapcsolatos ellenőrzés keretében vizsgálni kell, hogy a vállalkozó minden termék-, illetve áruértékesítésről és szolgáltatásnyújtásról a teljesítés napjával kibocsátja-e a számlát. Vizsgálandó továbbá, hogy

  • a számlát tényleges teljesítések és igazoló okmányok alapján állították-e ki
  • a számlák sorszáma hézagmentes-e, a számlákat szabályszerűen aláírták-e
  • a számlák megfelelnek-e az alaki és tartalmi követelményeknek
  • megtörténik-e minden számla elszámolása, lekönyvelése, a rontott példányok érvénytelenítése.

A kimenő számlákat célszerű egy-egy zárt időszakara kiterjedően ellenőrizni. A kereskedelmi vállalkozások elárusítóhelyein, üzleteiben, stb. vizsgálni kell, hogy eleget tesznek-e a vevők részére nyugatadási kötelezettségüknek. A nyugták ellenőrzésével kapcsolatos feladatok lényegében megegyeznek a számlákéval, figyelembe véve, hogy a kiadott nyugtákról a pénztárgép szorszámozott másolatot készít, és azt kinyomtatja.

A számlaellenőrzés, a számlák javítása

A számlaellenőrzés szervezettsége, szabályozottsága 

A számlák ellenőrzésekor először a számlaellenőrzés szervezettségét, szabályozottságát célszerű vizsgálni, hogy kiderüljön, a kialakított rendszer kellően biztosítja-e valamennyi beérkező számla kiegészítő felülvizsgálatát. Vizsgálati feladat továbbá, hogy az elfogadott és igazolt számlákat megfelelően adják-e át a gazdasági szervezetnek, a kifizetésre jogosultnak. Megvizsgálandó az is, hogy ott a számlákat a számla alaki követelményei szempontjából, illetve számolási szempontból a megrendelések, szerződések alapján felülvizsgálják-e.
Az ellenőrzés keretében gondot és figyelmet kell fordítani az utólag nem ellenőrizhető adatok, tények megfelelő időben történő felülvizsgálatára. Ilyenek elsősorban a szolgáltatásoknál fordulhatnak elő rendszeresen, pl. javításoknál, felújításoknál fontos a beépített alkatrészek átvétele, vagy az építőiparban elengedhetetlen az eltakart munkák megvizsgálása és átvételének dokumentálása. Az ilyen munkákat utólag csak nagyon nehezen, nagyon drágán vagy egyáltalán nem lehet ellenőrizni. Vizsgálni kell továbbá, a tartalmilag és formailag felülvizsgált és elfogadott számlákat arra jogosult személy utalványozta-e, és az utalványozás a kiegyenlítés előtt történt-e. Nem ritkán előforduló hiányosság, hogy még a teljesítések megvizsgálása és igazolása előtt fizetnek. Készpénzes számláknál előfordulhat ugyanis, hogy nem történik meg a termékek, áruk mennyiségi és minőégi átvétele, illetve hiányzik a termék, áru egy része, nem megfelelő a minősége, stb., továbbá a szolgáltatásoknál, hogy el nem végzett vagy rosszul elvégzett munkákat kifizetnek, kárt okozva a vállalkozásnak.

A számlák javítása

A számlák javítása csak helyesbítő számla kiállításával történhet, a számlákat kibocsátásuk után sem a kibocsátó, sem az átvevő nem javíthatja. Meg kell győződni arról, hogy a beérkező számlákat nem javítják-e át. Ez a módszer tiltott, ezért az ilyen körülményekre fokozott figyelmet kell az ellenőrzés során fordítani.
A bejövő számlák ellenőrzését a próbaszerű ellenőrzés módszerével célszerű vizsgálni. Fontos azonban, hogy egy-egy rövidebb időszak számláit teljes egészében ellenőrizzék azért, hogy a vizsgálat eredményeként megalapozott és általánosítható megállapításokat lehessen levonni.